Saiba qual a importância da secretária no agendamento de consultas
nov
2021
O trabalho de uma secretária vai muito além do que imaginamos. Uma boa secretária não se detém apenas a realizar as tarefas a ela designadas: ela atua também na administração de finanças da sua clínica e na retenção de pacientes.
Em outras palavras, ela é fundamental para o sucesso do seu consultório, em todas as esferas: gestão e reconhecimento do seu público.
Ela é o primeiro contato dos seus pacientes. Dessa forma, é a primeira imagem da sua clínica, devendo transparecer qualidade e educação ao lidar com as pessoas!
Mas afinal, quais são as funções de uma secretária médica?
Quais as funções de uma secretária médica?
Como dito anteriormente, a função de uma secretária médica vai além de apenas marcar ou agendar consultas. Ela exerce um papel fundamental na administração financeira e em toda a gestão da clínica.
Existem algumas funções que são comuns a toda secretária médica. São elas:
Gerenciar a agenda do médico
Você já deve ter percebido, ao longo da sua caminhada, que muitas vezes sua secretária sabe mais sobre seus compromissos do que você mesmo. Pois é, isto é bastante comum. Quando há um bom gerenciamento da agenda, seu dia se torna mais produtivo e eficiente, e você consegue evitar alguns imprevistos.
Portanto, a secretária médica está apta a tomar frente a todas as tarefas administrativas, negociar descontos e benefícios, organizando tudo com ordem de prioridade. Para isso, pode contar com o auxílio de softwares específicos para esse fim, otimizando ainda mais sua rotina de trabalho.
Com tudo organizado, pode ter certeza que seus pacientes sairão ainda mais satisfeitos. Isto abre caminho para o próximo tópico que iniciaremos: a organização.
Ajudar na organização da clínica
Como todos sabemos, gerir um consultório não é nada fácil. Contas, preocupações com salários, legislação e outras coisas em geral costumam causar algumas dores de cabeça. Portanto, você precisa ter ao lado alguém que esteja a fim de entrar nesse mundo, mantendo tudo organizado, para que todos os pacientes tenham uma ótima impressão.
A organização inclui tudo, inclusive a gestão financeira. E isto é um ponto que se deve ter bastante cuidado. É preciso saber separar coisas urgentes, alocar recursos da maneira correta e ter sempre uma ideia sobre todo o desempenho financeiro.
Imagina, você, tendo que fazer isto tudo sozinho? Seria bem difícil, você não acha?
Com uma boa secretária, isto tudo se torna mais fácil, e tenho certeza que terá impacto direto na fidelização e captação de novos pacientes.
Atender os pacientes
Claro que não podíamos deixar de falar da sua função primordial: o atendimento aos pacientes. Dessa forma, existem alguns pontos cruciais que devem ser seguidos por essa profissional para que tudo ocorra da melhor maneira possível. São elas:
- Ter sempre empatia;
- Educação e simpatia com o paciente;
- Atendimentos rápido e ágil;
- Atenção nas dores do cliente, evitando dispersões;
- Manter sempre a calma (nem sempre é fácil, todos nós sabemos).
Auxiliar na administração
Além de auxiliar em toda a gestão física e organização de processos na clínica, a secretária médica também tem papel fundamental no auxílio administrativo.
As obrigações administrativas são aquelas que envolvem desde situações financeiras, até um controle de estoque, por exemplo.
Assim, incluem atividades como auxílio no pagamento de profissionais, controle do fluxo de caixa (entradas e saídas), recebimento e pagamento de contas e contato com fornecedores. Estas são as principais, porém algumas clínicas possuem outras atividades específicas.
Qual o papel da secretária no processo de retenção de pacientes?
São muitos os fatores que podem interferir no processo de retenção de pacientes de uma clínica ou consultório médico. Como comentamos no início do nosso artigo, ela é fundamental também na retenção de pacientes.
De acordo com Ítala Corazza, uma das fundadoras da Benvenuto Consultoria em Saúde, o papel da secretária é assessorar a gestão e o cliente. Gentileza, cordialidade e gestão das atividades com visão macro do negócio, são características extremamente importantes para uma boa secretária.
Em outras palavras, fazer o básico bem feito!
“A secretária tem 50% da responsabilidade neste processo de retenção de pacientes. E para que ela consiga ser responsável por esses 50%, ela precisa ter organização, boa comunicação, escuta ativa, proatividade e estar aberta para novos conhecimentos. Desta forma ela poderá assessorar toda a equipe para uma boa entrega aos pacientes.
Por outro lado, o médico/gestor precisa ter clareza de onde quer chegar com o seu empreendimento, alinhar as expectativas com a equipe e proporcionar estrutura compatível com os seus objetivos, considerando que o profissional de saúde, tem seu papel no restante da porcentagem”, enfatiza.
Quais são as características de uma boa secretária?
Você saberia me dizer quais são as características principais de uma boa secretária?
Não importa o tamanho da clínica: ela é fundamental para todos os processos. Dessa forma, ela é a base para que tudo funcione. Vamos as principais características desse(a) profissional:
Organização
Essa função é justamente para organização de todos os processos e a melhoria do fluxo operacional, atividades que são fundamentais para que uma clínica ou qualquer negócio funcione corretamente.
Pontualidade
É uma das características que não pode faltar nesse profissional. É ela que organiza a agenda médica e lembra você de todos os seus compromissos. Com pontualidade, tudo flui da maneira correta!
Profissionalismo
O profissionalismo envolve valores como responsabilidade, comprometimento e boa postura. Em outras palavras, significa ter uma base humilde e exercer as atividades com total comprometimento.
Boa apresentação
Muitos confundem uma boa apresentação com beleza física.
Quando falamos de uma boa apresentação, estamos falando de vestimentas adequadas para a função que exerce, com discrição, prezando pelos hábitos de higiene. Isto vale para ambos, mulheres e homens.
Lealdade
A lealdade resume questões como comprometimento com a organização. Desde a idade antiga, era o secretário que cuidava de assuntos confidenciais.
Proatividade
O conceito de proatividade está ligado ao conceito de polivalência. É aquela profissional que está ligada em todas atividades, realizando as mesmas, muitas vezes sem necessariamente existir algum comando. Ou seja, é um profissional capaz de realizar várias atividades com excelência.
Inclusive, as organizações, no geral, não aceitam mais colaboradores descomprometidos, inflexíveis e convencionais para fazerem parte do seu quadro profissional. A proatividade é essencial em uma secretária médica nos dias de hoje, atendendo às exigências do mercado, trazendo crescimento a organização.
Humanização no atendimento
O foco no atendimento humanizado tornou-se muito mais presente em clínicas e consultórios.
Contudo, vale salientar que esse conceito não se limita apenas ao bem-estar dos pacientes. Trata-se de uma estratégia fundamental para a clínica, entregando ao seu paciente um atendimento além do convencional.
Um atendimento humanizado consiste em estratégias que visam a melhora da interação entre o médico e o paciente, elevando assim toda a qualidade do serviço prestado.
Para você entender melhor: cuidar de pessoas vai muito além do que se vê dentro dos consultórios médicos. Quando seu paciente se sente acolhido, a probabilidade de que ele retorne para sua clínica é muito grande.
Bons conhecimentos de informática
Todos os processos de gestão financeira, controle de estoque e marcação e agendamento de consultas estão informatizados. Logo, é preciso que a secretária responsável tenha conhecimentos acerca. Você pode ainda capacitar a mesma, por exemplo, para algum software específico de gestão.
Todos esses processos facilitam o trabalho e trazem mais agilidade!
Conclusão
E aí, para você ficou claro a importância da secretária médica para captação e fidelização de seus pacientes?
Como vimos, todas as suas funções estão ligadas a imagem geral de sua clínica. A qualidade dos profissionais médicos está cada vez mais alta e, aliado a isso, outros fatores como proximidade com os pacientes e recursos disponíveis estão fazendo a diferença.
Mas, existem motivos centrais que impulsionam a escolha de determinado médico, quando alguém pensa em fazer uma consulta, por exemplo.
E esses diferenciais que você, profissional médico, tem, só podem chegar ao paciente através de uma boa propaganda e, claro, um bom atendimento.
Atendimento esse que se inicia com a escolha de uma boa secretária!
Certifique-se sempre de todos os pontos que levantamos antes de contratar qualquer colaborador. É fundamental também que a mesma tenha capacidade de lidar com pessoas em situações emocionais complicadas. É algo que pode acontecer a qualquer momento.
Faça-a compreender sua importância na clínica, com missão bem definida e boa relação com seus pacientes. Além disso, é preciso que todos compreendam que o ramo da saúde exige tratamentos especiais e um maior nível de atenção a todas as pessoas que estão sendo atendidas em sua clínica!
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